ปฏิเสธิไม่ได้ว่าการดึงทาเลนท์ชาวต่างชาติเข้ามาร่วมองค์กร เป็นหนึ่งในกลยุทธฺ์ที่ช่วยสร้างความได้เปรียบในโลกของธุรกิจที่เต็มไปด้วยการแข่งขัน ทาเลนท์ที่โดดเด่นจากต่างพกความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง มุมมองที่หลากหลาย และความสามารถด้านภาษาที่ช่วยยกระดับทีมขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม การจัดการวีซ่าและใบอนุญาติทำงานให้พนักงานต่างชาตินั้น มาพร้อมอุปสรรคมากมาย ตั้งแต่ขั้นตอนที่ซับซ้อน ไปจนถึงข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา อีกทั้งยังต้องเตรียมเอกสารอย่างเคร่งครัด
หากผู้นำองค์กรขาดความรู้ความเข้าใจในขั้นตอน และไม่มีการเตรียมตัวที่ดี ก็อาจจะดำเนินการตามข้อกำหนด และเสี่ยงที่จะเผชิญกับปัญหามากมาย เช่น ความล่าช้า ซึ่งนำไปสู่ความล้มเหลวในการจ้างทาเลนท์ต่างชาติได้ในที่สุด ดังนั้น เพื่อช่วยให้ผู้นำองค์กรไทยยกระดับ Workforce และเปิดรับพนักงานต่างชาติอย่างราบรื่น เราได้เตรียมลิสต์อุปสรรคสำคัญพร้อมวิธีแก้ปัญหาอย่างตรงจุด
มาดูกัน ว่าการจัดการวีซ่าให้พนักงานต่างชาติมาพร้อมอุปสรรคแบบไหนบ้าง และควรจัดการอย่างไร
5 ความอุปสรรคสำคัญในการจัดการวีซ่าให้พนักงานต่างชาติ
1. ข้อกำหนดทางกฎหมายที่ซับซ้อน
ปัญหา: กฎหมายและข้อกำหนดสำหรับชาวต่างชาติในประเทศไทยนั้นค่อนข้างซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน กรอบเงินเดือน และเกณฑ์การจ้างงานขององค์กร ซึ่งอาจสร้างความสับสนให้ผู้นำองค์กรได้
ทางแก้: ผู้นำองค์กรควรติดตามการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของข้อกำหนดในการยื่นขอวีซ่าให้พนักงานต่างชาติ พร้อมปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายและวีซ่าอยู่เสมอ นอกจากนั้น การฝึกอบรมทีม HR หรือทีมกฎหมายให้เข้าใจในกฎหมายแรงงานไทย ก็สามารถช่วยให้องค์กรดำเนินการขอวีซ่าให้พนักงานต่างชาติได้อย่างราบรื่นมากขึ้น
2. การอนุมัติเอกสารที่ใช้เวลานาน
ปัญหา: การขอเอกสารวีซ่าและใบอนุญาตทำงานต้องใช้เอกสารประกอบมากมาย ทั้งจากองค์กร พนักงานต่างชาติ อีกทั้งยังต้องมีการแปลเอกสาร จึงเสี่ยงต่อการพบปัญหาเอกสารตกหล่น และอาจจะถูกปฏิเสธวีซ่าหรือได้รับการอนุมัติล่าช้า
ทางแก้: เพื่อป้องกันเอกสารตกหล่น องค์กรควรทำเช็คลิสต์เพื่อตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดและวางกรอบเวลาสำหรับการยื่นเอกสารแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน พร้อมกันนั้น การใช้แอปพลิเคชั่นหรือตัวช่วยติดตามเอกสารและกำหนดการยื่นเอกสารต่างๆ อย่างใกล้ชิด หรือใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญในการจัดการวีซ่า ก็จะสามารถช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มโอกาสในการได้รับอนุมัตี่เร็วขึ้น
3. กำหนดเวลาการต่อวีซ่าที่เคร่งครัด
ปัญหา: การต่อวีซ่าและใบอนุญาตทำงานจำเป็นต้องดำเนินการภายใต้กรอบเวลาที่เคร่งครัด อย่างไรก็ตาม การติดตามวันหมดอายุวีซ่าและใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติหลายคนในเวลาเดียวกัน นับเป็นงานที่ยุ่งยากและเสี่ยงต่อความผิดพลาด
ทางแก้: ติดตั้งแอปพลิเคชั่นหรือระบบติดตามอายุวีซ่าและใบอนุญาตทำงานของพนักงาน โดยให้มีการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลาลาหมดอายุ หรือมอบหมายให้ทีมผู้เชี่ยวชาญติดตามสถานะวีซ่าของพนักงาน และเตรียมการต่ออายุเอกสารล่วงหน้า เพื่อลดความเสี่ยงในการปล่อยให้วีซ่าของพนักงานหมดอายุโดยไม่รู้ตัว
4. ข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และความล่าช้าในการดำเนินการ
ปัญหา: นโยบายและข้อกำหนดสำหรับองค์กรในการบริหารจัดการชาวต่างชาติในประเทศไทยอาจมีการเปลี่ยนแปลงโดยไม่มีการแจ้งอย่างชัดเจน นอกจากนั้น กรอบเวลาในการดำเนินเอกสารก็อาจจะไม่แน่นอน ขึ้นอยู่กับตัวเจ้าพนักงาน หรือสถานที่ที่ให้บริการ
ทางแก้: วางกรอบเวลาการจ้างงานที่ยืดหยุ่นและเผื่อเวลาไว้ในกรณีที่เอกสารดำเนินการล่าช้า พร้อมกันนั้น ผู้นำองค์กรก็ควรติดตามข้อกำหนดใหม่ล่าสุดอย่างสม่ำเสมอ
5. การสื่อสารที่คลาดเคลื่อนระหว่างผู้เกี่ยวข้อง
ปัญหา: การสื่อสารที่คลาดเคลื่อนระหว่างทีม HR ทีมกฎหมาย และตัวพนักงานต่างชาติ เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้การขอวีซ่าล่าช้า
ทางแก้: กำหนดช่องทางสื่อสารและมอบหมายหน้าที่ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้ชัดเจน พร้อมกับแจ้งให้พนักงานต่างชาติเข้าใจกระบวนการขอวีซ่าและความรับผิดชอบของตัวเองระหว่างการดำเนินเอกสารให้ชัดเจน
ให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลคุณ
หากมีการเตรียมตัวที่ดี และมีความเข้าใจในขั้นตอนการจัดการวีซ่าที่ซับซ้อน ผู้นำองค์กรก็สามารถลดความเสี่ยงต่อการเจอข้อผิดพลาดหรือความล้าช้าในกระบสนการได้ นอกจากทางแก้ปัญหาที่เรารวบรวมมาแล้ว อีกหนึ่งโซลูชันที่ช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าสามารถดึงพนักงานต่างชาติมาเสริม Workforce ได้อย่างลื่นไหล ไร้กังวล ก็คือการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่มีประการณ์ เช่นบริการ Visa & Work Permit Administration Service จาก Adecco ซึ่งมาพร้อมกับทีมงานมืออาชีพที่จะคอยดูแลการจัดการวีซ่าและใบอนุญาตทำงานให้พนักงานต่างชาติอย่างใกล้ชิด ตั้งแต่ขั้นตอนเตรียมเอกสารไปจนถึงการประสานงานกับหน่วยงานรัฐ คืนเวลาและพื้นที่ให้องค์กรสามารถโฟกัสกับการผลักดันธุรกิจให้เติบโตได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลกับอุปสรรคและขั้นตอนที่ยุ่งยาก
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการ Visa & Work Permit Administration Service และปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของ Adecco ได้ที่นี
ปิดท้าย
หากมีการบริหารจัดการที่ดี การจ้างพนักงานต่างชาติมาร่วมองค์กร นับเป็นกลยุทธ์ที่สร้างความได้เปรียบให้กับองค์กรอย่างมาก โดยเฉพาะในตลาดที่มีการแข่งขันสูง เช่นในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนการจัดการวีซ่าและใบอนุญาตทำงานในประเทศไทยนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากมีกระบวนการที่ซับซ้อน พร้อมกำหนดเวลาที่เคร่งครัด โดยความผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างทาง อาจนำไปสู่ความล่าช้า และส่งผลเสียต่อองค์กรได้ในที่สุด ดังนั้น ผู้นำควรเข้าใจถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น พร้อมกับเตรียมทางแก้ปัญหาไว้ล่วงหน้า และเพื่อจัดการวีซ่าอย่างมั่นใจ ไร้กังวล ผู้นำควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ เพื่อลดความเสี่ยง และเพิ่มโอกาสผลักดันองค์กรสู่ความสำเร็จอย่างมั่นคง
